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10 Elementos Fundamentales para Formar una Iglesia – ECFA

La siguiente información es específica para el proceso de formación de una iglesia.

 

This information explains the process of starting a church.

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Introducción

Las iglesias ofrecen a los seguidores de Cristo la oportunidad de adorar juntos, crecer en la fe y suplir las necesidades de la comunidad local. Si bien las iglesias son formadas para propósitos espirituales, surgen también consecuencias prácticas, legales y financieras al organizar una iglesia. El objetivo de este recurso es tratar específicamente varias de estas cuestiones comunes.

Si bien varias de las pautas relacionadas con la formación de una organización caritativa son aplicables también en el momento de formar una iglesia, hay diferencias notables descritas en este recurso que se aplican a la formación de una iglesia.

Los primeros legisladores de Estados Unidos reconocieron la importancia que tienen las iglesias para la comunidad, y que éstas cumplen un propósito eterno que es único y separado del que tiene el gobierno. En consecuencia, la Constitución garantiza específicamente a las iglesias derechos legales distintos de otras asociaciones privadas y la libertad para adorar sin una interferencia indebida del gobierno.

Dado que a las iglesias se les garantizan derechos y libertades únicos y diferentes de otras organizaciones caritativas, es importante determinar de entrada si una organización que se está formando ciertamente califica para la condición de iglesia bajo la ley. El Congreso y el Servicio de Rentas Internas (IRS) no han provisto una definición legal precisa del término “iglesia”; sin embargo, el IRS habitualmente considera 14 criterios no exclusivos al decidir si una organización debe ser clasificada como una iglesia:

    • Existencia legal distinta
    • Credo y forma de culto reconocidos
    • Gobierno eclesiástico definido y distinto
    • Código de doctrina y disciplina formal
    • Historia religiosa distinta
    • Membresía no asociada con ninguna otra iglesia o denominación
    • Organización de ministros ordenados
    • Lugares de culto establecidos
    • Literatura propia
    • Ministros ordenados seleccionados luego de completar cursos de estudio prescritos
    • Congregaciones regulares
    • Servicios religiosos regulares
    • Escuelas dominicales para la instrucción religiosa de los jóvenes
    • Escuelas para la preparación de sus ministros

La principal diferencia entre iglesias y otras organizaciones 501(c)(3) exentas impositivamente es que no se exige que las iglesias soliciten el reconocimiento de la condición de exentas impositivamente. Las organizaciones que operan como iglesias (basadas en los 14 criterios comunes) están automáticamente exentas del impuesto federal a la renta y no necesitan presentar el Formulario 1023, Solicitud de Reconocimiento de Exención, aunque muchas escogen hacerlo por razones que se tratarán más adelante.

Otra diferencia importante es que no se exige a las iglesias presentar un informe anual al IRS (Formulario 990, Declaración de Organización Exenta del Impuesto a la Renta). A menos que corresponda una excepción, se exige a la mayoría de las organizaciones caritativas presentar el Formulario 990 cada año. El Formulario 990 está disponible para la inspección pública.

A pesar de estas importantes diferencias, las iglesias igual deben hacer ciertas presentaciones relacionadas con ingresos no operativos, la operación de escuelas privadas, impuesto a la nómina, impuesto a las ventas y todo otro requisito de informes locales que no estipulen exenciones específicas para iglesias.

Las iglesias, como todas las demás organizaciones sin fines de lucro, deben estar organizadas principalmente para un propósito exento de impuestos para ser reconocidas bajo la Sección 501(c)(3). Por lo general, las iglesias no tienen ningún problema en cumplir con esta norma porque son consideradas automáticamente como exentas impositivamente por servir propósitos religiosos. Además de estar organizadas para propósitos religiosos, las iglesias frecuentemente están organizadas también para otros propósitos legítimos exentos de impuestos, como educación y beneficencia.

Los beneficios de la condición 501(c)(3) son que las iglesias no tienen que pagar impuestos a la renta y están autorizadas para emitir recibos deducibles de impuestos a los donantes por contribuciones. Como se trata más adelante, está condición puede correr riesgo, sin embargo, si la iglesia es usada para brindar beneficios privados ilegítimos a quienes fundaron u operan la iglesia.

La siguiente información es específica para el proceso de formación de una iglesia.

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Número 1: Desarrolle y transmita la visión de la iglesia

Uno de los lugares más fundamentales para comenzar el proceso de formación es solidificar cuál es la visión para la iglesia y la mejor forma de transmitir la visión. Este paso es crucial para el éxito de una organización, porque el papel del fundador será reunir a otros alrededor de la visión y animarlos a implementarla a través de contribuciones, el trabajo voluntario o el servicio a la iglesia de diferentes formas.

La misión puede desviarse por diversas razones, a menudo por una falta de dirección focalizada, que luego puede entrar en un espiral que lleva a la desaparición de la iglesia. Por lo tanto, es importante que la visión y la misión de la iglesia estén firmemente asentadas antes de iniciar la iglesia. Esto no significa que la declaración de misión deba ser una restricción para el crecimiento, sino más bien que una visión bien ideada inspirará y mantendrá focalizado ese crecimiento.

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Número 2: Encuentre los consejeros adecuados

¿Donde inicia una iglesia su travesía de formación? Primero y principal, busque asesoramiento. Encuentre uno o más consejeros sabios. Es bíblico: “la victoria se obtiene con muchos consejos” (Pr 24:6).

En palabras del reconocido abogado de organizaciones sin fines de lucro Bruce Hopkins, “El rótulo ‘sin fines de lucro’ no significa ‘sin planificación’”. Esta advertencia se aplica sin duda a las iglesias. Un consejero experimentado puede ser un excelente recurso para el fundador en cuestiones de formación y operación. Un análisis de los temas importantes por un profesional es frecuentemente deseable para navegar por las reglas estatutarias, impositivas y contables relacionadas con las iglesias.

Tal vez solo necesite una persona para constituirse legalmente en su estado. Pero generalmente se requieren varias personas para poner en marcha a la mayoría de las iglesias.

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Número 3: Evaluación del costo de solicitar el reconocimiento como exenta impositivamente

El Código de Rentas Internas estipula una exención impositiva federal automática para iglesias, y el proceso de solicitud es a menudo costoso. Preparar un Formulario 1023 puede costar fácilmente varios miles de dólares, además del arancel para el usuario que cobra el IRS. Basado en el asesoramiento legal que reciba, usted podrá decidir que no vale la pena el tiempo y el dinero presentar una solicitud oficial para el reconocimiento de la exención.

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Número 4: Determine el estilo de gobierno y el tamaño de la junta

El estilo de gobierno escogido determinará cómo se escriben los estatutos de una iglesia.

La primera pregunta a hacerse será si la iglesia debe exigir que los miembros de su junta sean independientes. La Norma 2 de la ECFA exige la independencia de la junta.

Si bien hay algunas variaciones, los dos estilos de gobierno básicos para las iglesias son el estilo de membresía y el estilo de autoperpetuación.

    • Estilo de membresía.

      El estilo de membresía es popular entre muchas iglesias. En el estilo de gobierno
      de membresía más típico, los miembros tienen la autoridad para elegir a los miembros de la junta y para modificar los estatutos.

      Si bien el estilo de membresía brinda una representación más amplia que una junta de iglesia, hay desafíos que acompañan este estilo de gobierno. Puede ser incómodo manejar intereses encontrados entre los miembros y la junta de la iglesia. Puede ser difícil también persuadir a un grupo de membresía grande que haga cambios fundamentales en los documentos rectores.

    • Estilo de autoperpetuacion.

      En este estilo, la junta generalmente tiene el poder para elegir a los miembros de la junta y para modificar los documentos rectores.

El tamaño de la junta es un tema importante también. Muchos estatutos de iglesias dan flexibilidad a la iglesia para determinar el tamaño de la junta; por ejemplo, “La junta tendrá entre tres y nueve miembros de la junta”. Si se sigue este enfoque, una iglesia podría comenzar por una junta más pequeña y aumentar a medida que crece la organización. (Los estatutos que especifican un número exacto de miembros de la junta, por ejemplo, “La junta tendrá siete miembros”, establecen una restricción muy inflexible, y esto deberá ser evitado a menos que la ley del estado exija este esquema.)

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Número 5: Prepare los documentos de organización de la iglesia

Desarrollar los documentos de organización es el próximo paso fundamental luego de decidir en qué estado se formará la iglesia. Si bien la constitución legal es deseable habitualmente, por lo general no es obligatoria.

Para solicitar el reconocimiento como exenta impositivamente, una iglesia deberá presentar una copia verificada (una copia que concuerde con el documento original y todas sus enmiendas) de su Acta Constitutiva (y el Certificado de Incorporación, si está disponible), los Estatutos Sociales, Fideicomiso, Constitución u otro documento habilitante. Si la organización no tiene un documento de organización, no calificará para el reconocimiento de la condición de exenta.

Los estatutos solos no son documentos de organización; sin embargo, si la iglesia ha adoptado un estatuto, incluya una copia actualizada con la solicitud del Formulario 1023. Se aconseja comenzar a guardar estos documentos importantes en un libro de registros corporativo.

Está permitida la discriminación religiosa en la contratación para iglesias y organizaciones religiosas (o entidades paraeclesiásticas sin fines de lucro) según el Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964. La Corte Suprema confirmó en forma unánime este principio en el caso Hosanna-Tabor v. EEOC de 2012.

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Número 6: Obtenga el número de identificación del empleador (EIN)

Si bien no se exige que las iglesias se constituyan legalmente o hagan una presentación para ser reconocidas para la condición de exentas federales impositivamente ante el IRS, toda iglesia recién formada deberá obtener su propio número de identificación del empleador. El EIN, que también se conoce como número de identificación del contribuyente, es obligatorio para realizar los asuntos más básicos como organización; por ejemplo, abrir las primeras cuentas bancarias de la iglesia.

El IRS asigna un EIN después que una iglesia completa adecuadamente y presenta el Formulario SS-4. Un buen momento para presentar este formulario es cuando los documentos de organización de la iglesia han sido completados.

A menudo hay confusión acerca de cuándo una iglesia tiene un número de exenta impositivamente. El número de identificación del empleador no es un número de exenta impositivamente. El EIN no tiene nada que ver con la condición de exenta impositivamente; es simplemente el identificador único de la iglesia en los registros del IRS, similar al número de seguro social de una persona.

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Número 7: Estructure la organización para evitar actos en beneficio propio y beneficios privados

El principio básico con relación a los actos en beneficio privado es garantizar que una organización 501(c)(3) esté sirviendo intereses públicos y no intereses privados. Una iglesia no debe ser organizada u operada para el beneficio de intereses privados (el fundador de la iglesia, su familia, personas controladas por intereses privados, o cualquier persona que tenga un interés personal y privado en las actividades de la iglesia.)

El concepto de beneficio privado es más amplio que los actos en beneficio propio, y puede operar sin la participación de una persona dentro de la organización. Este concepto puede aplicarse aun cuando el beneficiario es una corporación con fines de lucro.

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Número 8: Encare temas relacionados con contribuciones caritativas

Debido a que las iglesias son consideradas automáticamente como organizaciones exentas impositivamente, una iglesia recién formada podrá comenzar a emitir recibos por contribuciones caritativas a donantes tan pronto como la organización comience a funcionar como una iglesia (basada en los 14 criterios para iglesias indicados antes).

(Ver Norma 7 de la ECFA, relacionada con temas vinculados con contribuciones caritativas.)

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Número 9: Encare temas administrativos

Los siguientes temas administrativos son muy importantes:

  • Determine su sistema de contabilidad y los controles relacionados. Muchas iglesias comienzan por un sistema contable muy sencillo. (Ver Norma 3 de la ECFA.) Si se recibirá una cantidad significativa de donaciones, es importante también usar un sistema electrónico de administración de donantes (ver abajo).

    Es vital establecer sistemas de contabilidad y de control interno sólidos. Los procedimientos o controles internos generalmente son los medios más eficaces en costo para evitar fraudes, demandas legales y autocontrataciones. (Ver Norma 4 de la ECFA). Además, estos elementos permitirán a la iglesia hacer una transición fluida cuando aumente su personal. Éstos son algunos conceptos básicos:

    • Dinero en efectivo y otros ingresos. Cuando una única persona tiene control sobre toda una transacción contable, el fraude es posible. Segregue las tareas de los empleados para impedir la mayoría de los tipos de hurto. Como mínimo, las siguientes tareas deberán segregarse: recaudación de dinero en efectivo, preparación de depósitos bancarios, conciliación de estados bancarios y envío de recibos al sistema de libro mayor/contribuciones.
    • Gastos. Como mínimo, las siguientes tareas relacionadas con gastos deberán segregarse: aprobación de gastos, emisión de cheques y firma de cheques.
  • Sistemas de administración de donantes. Un sistema de administración de donantes ayudará a la iglesia a construir y usar su base de datos de donantes. Esta clase de sistemas permiten el seguimiento de contribuciones y recibos. Es importante también para rastrear contribuciones restringidas, ya que no usar los fondos según lo indicado podría irritar a los donantes y violar la ley del estado.

  • Políticas. Será importante, al ampliarse la iglesia, asegurarse de que haya suficientes políticas como para tener un impulso uniforme entre los empleados y la organización como un todo. Si bien las políticas organizacionales podrán no ser una prioridad durante la formación, deberían considerarse durante estos pasos iniciales y ser adoptadas según corresponda.

Las siguientes políticas son pertinentes:

  • Garantizar operaciones financieras y de otro tipo bíblicas. “Idear métodos para confirmar que las operaciones financieras y de otro tipo del ministerio sean realizadas de una manera que refleje verdades y prácticas bíblicas generalmente aceptadas”.
  • Independencia de la junta. Garantice que los miembros de la junta directiva sean quienes tomarán las decisiones en el mejor interés de la organización, a diferencia de decisiones que beneficien sus intereses personales. (Ver Independencia de la Junta.)
  • Política de conflicto de intereses. Se les pregunta a las iglesias en el Formulario 1023 si tienen una política escrita de conflicto de intereses. Considere la posibilidad de hacer que todos los miembros de la junta acuerden una política según la cual tomarán las precauciones adecuadas si surgiera un conflicto de intereses. (Ver Norma 6 de la ECFA.)
  • Política para denunciantes. Implemente procedimientos para que un denunciante pueda informar con confianza una actividad impropia. Una iglesia deberá comunicar los procedimientos a los empleados mediante una política escrita.
  • Política de retención y destrucción de documentos. La política de retención de documentos de una iglesia deberá garantizar que los registros y documentos necesarios sean protegidos y mantenidos adecuadamente, además de descartados en el momento correcto.
  • Aprobación de compensaciones para el personal superior de la iglesia. Un importante desafío para las juntas de las iglesias es establecer y documentar cuidadosamente el proceso de compensaciones para el personal superior de la iglesia, y luego equilibrar la compensación justa y razonable dentro de las restricciones presupuestarias de la organización.
  • Reglas de pago de beneficios. Es importante tener una política con relación a ciertos beneficios pagados a empleados para servicios personales (servicios para el beneficio personal de los empleados).
  • Pautas para la aceptación de regalos. Es prudente establecer pautas para decidir cuándo aceptar contribuciones no dinerarias.
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Número 8: Determine las presentaciones requeridas ante el gobierno federal, estatal y local

Si bien está exenta del Formulario 990, su iglesia podrá estar sujeta a varios otros requisitos de presentaciones. Si la iglesia tiene por lo menos un empleado, existen presentaciones de los Formularios 941 y W-2. Si la iglesia tiene por lo menos un contratista independiente a quien le ha pagado $600 o más durante un año calendario, la iglesia deberá presentar Formularios 1099-MISC y 1096. (Ver Norma 5 de la ECFA.)

Cada año, las iglesias que tienen $1,000 o más de ingresos no operativos (“UBI”) deberán presentar un Formulario 990-T, Declaración de Impuesto a la Renta para Organizaciones Comerciales Exentas. Además, considere la posibilidad de adoptar un modelo de política UBI.

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Resumen

Un excelente momento para adoptar normas fundamentales y basadas en la Biblia es durante el comienzo de una iglesia. (Ver Norma 1 de la ECFA). Aun si una iglesia todavía no es un miembro de ECFA, la organización puede seguir las Normas de Mayordomía Responsable de la ECFA que se encuentran en el sitio web de la ECFA (ECFA.org).

Si bien hay muchísimos otros temas que pueden ser importantes para que usted considere al principio del desarrollo de su iglesia (uso de Internet, cabildeo, actividades políticas, seguro de responsabilidad civil, técnicas adecuadas de recaudación de fondos y mucho más), esta lista de 10 elementos fundamentales cubre algunos de los temas más básicos.

Recursos

    • Zondervan Church and Nonprofit Tax & Financial Guide, Dan Busby and John Van Drunen
    • “Financial Information for Nonprofit Managers,” Part I: Compliance (Anderson University & ECFA)
    • “Tax-Exempt Status for Your Organization,” que brinda información acerca de cómo completar el Formulario 1023 (IRS Publication 557)
    • “Tax on Unrelated Business Income of Exempt Organizations” (IRS Publication 598)

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Esté atento a futuros libros que se publicarán pronto.

 

Copyright Nota

Este texto se ofrece con el entendimiento de que los autores y el editor no están involucrados en la prestación de asesoramiento o servicios legales, contables o profesionales de otro tipo. El asesoramiento profesional sobre temas específicos deberá ser solicitado a un contador, abogado u otro profesional.

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